Wejdź na drogę cyfrowej zmiany – 7 kroków do sukcesu

Choć nie ulega wątpliwości, że technologie oraz usługi skanowania i zarządzania dokumentami są w stanie z powodzeniem wyeliminować problemy związane z obsługą papierowych dokumentów, polskie firmy wciąż nie wykorzystują dostatecznie tej szansy. A jest o co walczyć – automatyzacja procesów to obszar generujący największy zwrot z inwestycji.

Cyfrowa transformacja dzieje się tu i teraz, dotykając kluczowych procesów zarządzania przedsiębiorstwem. Z badania „Office of the Future” firmy Canon wynika, że już blisko co trzecie przedsiębiorstwo (27%) planuje w najbliższym roku zwiększenie nakładów na zaawansowane systemy do cyfrowego przetwarzania dokumentów.

Jak poradzić sobie z wyzwaniami związanymi z przetwarzaniem dużej liczby dokumentów, jak zoptymalizować i zautomatyzować przepływ pracy? Jakie kroki należy wykonać, aby uzyskać maksymalny zwrot z inwestycji (ROI)? Prezentujemy siedem kroków, które pozwolą Twojej firmie wejść na drogę cyfrowej zmiany.

Po pierwsze: przeprowadź analizę

Pierwszym krokiem jest analiza obecnej sytuacji i zdefiniowanie słabych obszarów przedsiębiorstwa, które hamują rozwój biznesowy. Poprzez automatyzację i standaryzację procesów można rozwiązać wiele problemów, takich jak:

  • wysokie koszty i współczynniki błędów ze względu na nieefektywność pracowników
  • i procesów manualnych,
  • duplikaty, opóźnienia w płatnościach czy zagubione faktury,
  • ponoszenie kosztów za nieotrzymane towary i usługi,
  • wysoki współczynnik starzenia się faktur i słaby przepływ gotówki,
  • kary za brak właściwej dokumentacji o pracownikach,
  • brak możliwości szybkiego znalezienia dokumentów w trakcie audytu,
  • długi lub chaotyczny proces wdrażania nowych pracowników lub obsługi nowych klientów,
  • niski poziom obsługi klienta.

Czy któreś z tych zagadnień brzmi znajomo? Jeśli tak, oznacza to, że w Twojej organizacji prawdopodobnie istnieje potrzeba optymalizacji ważnej części biznesu.

Po drugie: poznaj regulacje wewnętrzne i zewnętrznie

Jednen z najważniejszych etapów automatyzacji procesów biznesowych stanowi zrozumienie zasad zaangażowania, stosowanie obowiązujących norm prawnych, a także spełnianie wymogów dotyczących przechowywania dokumentów. Ten ład w każdej organizacji jest wypadkową wewnętrznej polityki korporacyjnej, zewnętrznych regulacji branżowych oraz przepisów prawa. Ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z istnienia tych uwarunkowań i ich wpływu na obsługę dokumentów, które odgrywają istotną rolę w kluczowych dla firmy procesach.

Po trzecie: przyjrzyj się procesom w swojej firmie

Ważny krok stanowi udokumentowanie aktualnego stanu. Należy odpowiedzieć sobie na pytania: jakie dokumenty muszą być przetwarzane? Skąd pochodzą i w jakim są formacie (papier, fax, e-mail, PDF)? Kto musi być zaangażowany w ich przetwarzanie? W jaki sposób przepisy i regulacje wpływają na cały proces i jak można go usprawnić? Jakie są wyjątki i jak powinny być obsługiwane?

Wgląd w istniejące procesy i rozłożenie ich na czynniki pierwsze pozwala uzyskać pełen obraz sytuacji i określić źródła nieefektywności, przeszkód i problemów. Dzięki tej wiedzy można przystąpić do przeprojektowania procesów, koncentrując się na osiągnięciu przyjętego celu automatyzacji. Najłatwiej rozrysować wszystko na kartce albo przedstawić w postaci schematu blokowego. Można również wykorzystać narzędzia takie jak np. MS Visio lub nawet MS Word.

Po czwarte: bądź SMART przy określeniu celów

Po zidentyfikowaniu krytycznych problemów biznesowych musimy sobie określić główne cele działań doskonalących proces. Definiując kluczowe kierunki, warto być zarówno odważnym, jak i SMART. Należy pamiętać, że cele powinny być:

  • Skonkretyzowane (Specific) – ich zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu, sformułowanie celu powinno być jednoznaczne i niepozostawiające miejsca na luźną interpretację.
  • Mierzalne (Measurable) – dające się wyrazić liczbowo/procentowo, tak aby na końcu można było określić stopień realizacji celu.
  • Osiągalne (Achievable) – cele zbyt ambitne podkopują wiarę w ich osiągnięcie
  • i tym samym motywację do ich realizacji.
  • Realne (Realistic) – cele powinny być ważnym krokiem naprzód, jednocześnie muszą stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie je realizował.
  • Określone w czasie (Time-bound) – cele powinny mieć dokładnie określony horyzont czasowy, w jakim zamierzamy je osiągnąć.

Po piąte: znajdź odpowiedniego partnera biznesowego

Kluczowym czynnikiem determinującym podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu czy skorzystaniu z usług jest znalezienie odpowiedniego partnera technologicznego, który zapewni odpowiedni know-how i profesjonalne narzędzia wspierające rozwój biznesu. Odpowiedni parter powinien spełniać kilka kryteriów:

  • Potrafi obiektywnie ocenić sytuację organizacji.
  • Ma duże doświadczenie w optymalizacji procesów biznesowych i rozwiązywaniu krytycznych problemów w obszarze Twojej działalności.
  • Jest w stanie dopasować odpowiednie rozwiązania, rozumiejąc konkretne potrzeby organizacji.
  • Potrafi wykazać wartość – w kontekście konkretnych korzyści dla organizacji – każdego elementu proponowanego rozwiązania.
  • Takim partnerem w obszarze zarządzania dokumentami i procesami jest firma Canon, która oferuje zarówno usługi konsultingowe, jak i pełen wachlarz dedykowanych rozwiązań dla biznesu.

Po szóste: przeprowadź testy i zdefiniuj tzw. quick wins (szybkie zwycięstwa/wygrane)

Po zidentyfikowaniu najlepszego rozwiązania do automatyzacji przepływu pracy jego implementacja znajdzie się po stronie partnera/dostawcy. Na wczesnym etapie wdrażania nowych rozwiązań należy skupić się na działaniach, które przyniosą natychmiastowe i widoczne efekty [tzw. quick wins]. Niezwykle ważny jest też nadzór nad zakończeniem poszczególnych etapów na czas. Warto również pomyśleć o przeprowadzeniu testów, które pozwolą wprowadzić konieczne usprawnienia, zanim proces zacznie oficjalnie obowiązywać. Dzięki temu łatwiej o pozytywny odbiór zmian przez użytkowników. Rozpisanie całego procesu pozwala na rzetelną dokumentację projektu i wskazanie obszarów poprawy, a przy tym stanowi dużą pomoc w szkoleniu pracowników i objaśnianiu im sensu przeprowadzonych działań.

Po siódme: kawałek po kawałku

– Jak zjeść słonia? – Nie dam rady!
– Jak się do tego zabrać? – Jest za duży!


Często tak właśnie – jako gigantyczne słonie – jawią nam się duże zmiany w organizacji. To samo dotyczy automatyzacji procesów biznesowych. Na początku warto uruchomić projekt obejmujący optymalizację jednego wybranego obszaru przetwarzania dokumentów (np. faktur), a następnie zaprojektować, wdrożyć i przetestować go z powodzeniem przy wsparciu sprawdzonego partnera biznesowego, takiego jak Canon. Bardzo ważna przy tym jest akceptacja nowego systemu przez pracowników, bowiem doświadczenie użytkownika (czytaj: feedback zespołu) potrafi być języczkiem u wagi dla powodzenia całego procesu.

Do dzieła!

Zwiększenie wydajności, uzyskanie wglądu w procesy i obniżenie kosztów rozpoczynają się od identyfikacji źródła problemu, a następnie udokumentowania procesów biznesowych, testowania, a kończy na udanym wdrożeniu. Dzisiejsze rozwiązania optymalizujące workflow są zaskakująco przystępne, oferując szybki i, co najważniejsze, wymierny zwrot z inwestycji (ROI). Zwłaszcza jeśli łączy się go z usługami skanowania dokumentów, obsługą ich przetwarzania i integracją z systemami wspierającymi funkcjonowanie biznesu. 

ZNAJDŹ NAS: