Biuro bez papieru – czy to w ogóle możliwe?

Czy da się jednak prowadzić biznes bez papieru? Przyjrzyjmy się z bliska zagadnieniu z perspektywy dostawcy narzędzia klasy ECM, którego główny cel stanowi zarządzanie treścią, w tym tą zawartą w dokumentach papierowych.

2017-12-13 09:53:50

Ostatnio bardzo nośnym hasłem opisującym pewną koncepcję organizacji pracy w firmie jest paperless, którego głównym postulatem jest wyeliminowanie papierowej dokumentacji z procesów biznesowych. Idea z całą pewnością może zminimalizować koszty oraz poprawić efektywność działania.

Marcin Somla, SER GROUP

 

Funkcjonowanie organizacji bez papieru jest możliwe, chociaż coraz częściej widzi się na spotkaniach biznesowych uczestników z ładnie oprawionym notesem oraz piórem w ręku. Z naszej perspektywy papier jest tylko jednym z nośników treści, którego ilość należy minimalizować choćby z troski o stan zalesienia naszej planety. Pamiętajmy, że nie sam nośnik treści, ale treść jest dla nas najistotniejsza. Elektronicznie, zupełnie bez użycia papieru, możemy wymieniać się z naszymi partnerami materiałami dotyczącymi warunków zawartych transakcji, uzgodnień i formalnych zobowiązań, zawierającymi opis naszych produktów lub oferty, naszych rozmów telefonicznych, relacjami z ważnych wydarzeń. O ile przepływ pieniądza w biznesie można porównać do krwioobiegu, o tyle wymianę treści można postrzegać jako układ nerwowy modelu biznesowego.

Obserwujemy kilka standardowych sposobów realizacji idei paperless:

  • Redukcja wewnętrznego obiegu papierowych dokumentów – w tym podejściu wszystkie nadchodzące dokumenty w postaci papierowej, zanim trafią do wewnętrznego procesowania w organizacji, są masowo skanowane i od razu zamieniane na wersję elektroniczną. W dalszym procesowaniu tych treści posługujemy się obrazem oryginalnego dokumentu lub jego częścią. Oryginały dokumentów przychodzących są archiwizowane w dedykowanych centrach archiwizacyjnych – bardzo często z pomocą wyspecjalizowanych firm. Właściwie nie wykorzystuje się ich do bieżącej pracy, poza kilkoma wyjątkami. Dokumenty wychodzące są w miarę możliwości zamieniane na treść komunikacyjną w postaci dokumentów elektronicznych lub e-maili generowanych z szablonów. Korzystając z elektronicznego systemu,  nie potrzebujemy osobno archiwizowanych papierowych wersji ważnych treści wychodzących.

 

  • Redukcja zewnętrznego obiegu papierowych dokumentów – rzadziej spotykane w praktyce, ale o wiele częściej dyskutowane i chyba praktyczniejsze podejście do wymiany treści pomiędzy uczestnikami rynków zakłada uzgodnienie standardów formatów wymiany tych treści w sposób elektroniczny. W Ameryce Południowej w niektórych państwach  wystawienie papierowej faktury jest już niemożliwe (faktura stała się uzgodnionym formatem DTD). W Polsce dobrym przykładem tego modelu jest Jednolity Plik Kontrolny. Potwierdzenia przelewów, rachunki czy zestawienia billingowe są już właściwie spotykane jedynie w postaci elektronicznej i należy się spodziewać intensywnej pracy legislacyjnej oraz inwencji uczestników rynku zmierzającej do wzrostu popularności wymiany treści elektronicznych.  Ostatnio poważnie myśli się o równoważności zapisu rozmowy o warunkach umowy z podpisanym dokumentem zawierającym opis tych warunków – dzieje się tak dzięki postępującym innowacjom technologicznym.

 

  • Selektywna redukcja papieru – model, w którym redukcja nośnika papierowego treści jest świadomie ograniczona w niektórych obszarach tylko do ekskluzywnych materiałów. Dobry przykład takiego podejścia stanowi realizacja strategii marketingowej na niektórych rynkach poprzez komunikację z potencjalnymi klientami za pomocą drukowanych, nierzadko na drogim papierze i doskonałej jakości, folderów reklamowych.

 

Warto zauważyć, że paperless, zamieniając nośnik istotnych treści na tańszy i łatwiejszy w utrzymaniu, nie eliminuje całkowicie problemu zarządzania treścią w organizacji, przez co rozumiemy: zapewnienie dostępu do właściwych treści przez właściwe osoby, monitorowane i audytowane procesowanie tych treści w kolejnych etapach na kolejnych stanowiskach pracy,  łatwość i szybkość dostępu do treści czy analizę treści. Wymienione tu zagadnienia są wspierane przez systemy klasy ECM, w tym przez nasz produkt DOXIS4, który poszczególnymi modułami obejmuje całość zagadnienia zarządzania treścią u ponad 2000 klientów na całym świecie.

ZNAJDŹ NAS: