Interim Management w zarządzaniu kryzysowym

Funkcjonowanie przedsiębiorstwa staje się coraz mniej przewidywalne. W burzliwych, wręcz turbulentnych czasach kryzys może się pojawić nawet w dobrze zarządzanej firmie.

Kryzys jest zjawiskiem nieoczekiwanym, nierzadko bywa punktem zwrotnym w życiu przedsiębiorstwa. Jego przyczyny bywają różne, a charakter złożony. Dlatego też zarządzanie sytuacją kryzysową (kryzysem) stanowi poważne wyzwanie. Często jednak dotychczasowe management firmy jest w stanie skutecznie pokierować firmą i przywrócić stan stabilizacji w organizacji. Nie zawsze wiąże się to z brakiem jego kompetencji, ale bywa, że jest to spowodowane nadwyrężeniem zaufania do niego u interesariuszy. W takiej sytuacji skutecznym rozwiązaniem może stać się nawiązanie współpracy z interim managerem lub grupą interim managerów.

Usługa Interim Management

Usługa IM jest stosunkowo mało znana w Polsce. Według Institute of Interim Management, Interim Management to oferowanie skutecznych biznesowych rozwiązań przez niezależnych menedżerów wysokiego szczebla. Usługa ta realizowana jest przez z góry określony czas. Stowarzyszenie Interim Managers dowodzi, że IM to czasowe, zdefiniowane co do celu i zakresu, działanie wewnątrz organizacji, realizowane przez osobę fizyczną (interim managera), nakierowane na osiągnięcie konkretnych, ustalonych rezultatów biznesowych i oparte na współpracy i partycypacji w ryzyku i zysku – w odniesieniu do zamierzonego efektu.

Pożądany interim manager to wysokiej klasy specjalista, z historią zatrudnienia na najwyższych stanowiskach kadry zarządzającej, potwierdzoną sukcesami, posiadający rozległą wiedzę, zorientowany na czas i ściśle określony, mierzalny efekt biznesowy. Cechy te sprawiają, iż doświadczeni interim managerowie mogą być skutecznymi menedżerami antykryzysowymi, doradcami czy członkami zespołów antykryzysowych.

Kryzys w organizacji – pojęcie

Trudno jednoznacznie definiować pojęcie kryzys. Zgodnie ze słownikową definicją oznacza ono okres przełomu, przesilenie, decydujący zwrot, okres załamania gospodarczego. Kryzys to nagłe wydarzenie, które może mieć potencjalnie negatywny wpływ na funkcjonowanie firmy. Jest niepożądanym, nieoczekiwanym i nagłym wydarzeniem, które zakłóca równowagę przedsiębiorstwa.

Kryzys stanowi konsekwencję faz cyklu życia sektorów. Jest naturalną cechą rozwojową przedsiębiorstw. Pojawia się, gdyż wyczerpuje się potencjał wzrostu danej fazy rozwojowej organizacji, a jego przezwyciężenie pozwala firmie przejść na kolejny etap ewolucyjnej fazy jej rozwoju (model Greinera). Jest zatem z jednej strony zagrożeniem, z drugiej jednak szansą na dalszy rozwój. W języku mandaryńskim symbol kryzys interpretuje się jako zagrożenie i szansę.

Przyczyny kryzysu w przedsiębiorstwie

Kryzys może być także wynikiem strategicznych błędów w zarządzaniu. Pojawia się w sytuacji braku równowagi pomiędzy celami przedsiębiorstwa a jego zasobami, kiedy obserwujemy rozbieżność pomiędzy wewnętrznym funkcjonowaniem organizacji a wymaganiami jej otoczenia. Kryzys jest zjawiskiem wielowymiarowym, którego przyczyn należy upatrywać zarówno w czynnikach wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Do tych pierwszych z pewnością należą m.in.: źle określona misja i wizja przedsiębiorstwa, a tym samym niewłaściwe przyjęta strategia, brak redefiniowania obu wobec zmieniającego się otoczenia; nieznajomość (niezrozumienie) misji i wizji organizacji wśród jej pracowników; niedostateczne badania rynku; bagatelizowanie spadku przychodów; wzrost kosztów, zatory płatnicze, niekorzystne zmiany w kondycji partnerów biznesowych, zwiększenie siły oddziaływania producentów substytutów, kłopoty z instytucjami państwowymi (np. urzędem skarbowym), nadmierne inwestycje. Nie bez powodu misję, wizję i strategię wymieniono w pierwszej kolejności, ponieważ kryzys zaczyna się od błędnego formułowania strategii lub jej niewłaściwej realizacji.

Najczęstszym endogenicznym źródłem kryzysu jest jednak słabe zarządzanie organizacją, w tym nieumiejętność postrzegania w porę zmian w otoczeniu, zły (fałszywy) styl zarządzania i niezdecydowanie w podejmowaniu decyzji, a także złe zarządzanie kapitałem ludzkim.

Wśród najważniejszych zewnętrznych przyczyn pogarszającej się sytuacji przedsiębiorstw można wymieniać np.: szybkie tempo zmian technologicznych powodujące skracanie cyklu życia produktów i konieczność kosztownych wdrożeń, zmiany w regulacjach prawnych, zmiany w zakresie popytu i podaży, restrykcyjną politykę fiskalna, liberalizację i deregulację rynku, zmiany modelu konsumpcji.

Doświadczenie wskazuje, iż może być wiele potencjalnych źródeł kryzysów czy sytuacji kryzysowych. Dlatego umiejętność rozpoznawania symptomów tych zjawisk i profesjonale zarządzenie sytuacją kryzysową (kryzysem) ma dla organizacji kluczowe znaczenie. Jedną z przyczyn braku reakcji na pierwsze symptomy kryzysu jest często rutyna zarządzających. Warto więc czasowo zatrudnić specjalistów do zarządzania najtrudniejszymi sytuacjami – interim managerów.

Wykorzystanie interim managementu w zarządzaniu kryzysowym

Zarządzanie kryzysowe to proces, którego celem jest zapobieganie sytuacjom kryzysowym, ich rozwojowi. W literaturze przedmiotu pojęcia kryzys i sytuacja kryzysowa często używane są zamiennie. Jednak część autorów odróżnia te terminy. Kryzys to element sytuacji kryzysowej. Jeżeli w porę zostaną podjęte działania naprawcze, sytuacja kryzysowa nie musi prowadzić do rozwoju kryzysu. Tak więc, podobnie jak w kryzysie, kluczowe znaczenie mają diagnoza sytuacji kryzysowej (wykrywanie sygnałów nadciągającego kryzys) i umiejętność nią zarządzania. Zmienność środowiska powoduje, iż organizacje są narażone na kryzysy, dlatego skuteczne zarządzanie sytuacją kryzysową (kryzysem) jest szczególnie ważne.

W przypadku pojawienia się kryzysu zarządzenie kryzysowe winno zredukować wpływ kryzysu na zasoby i wartość firmy, przejąć kontrolę nad jego przebiegiem, minimalizować straty i efekcie przywrócić stan stabilizacji.

Usługa Interim Management może być wykorzystana w zarządzeniu w warunkach kryzysu, kiedy szybko oczekujemy wymiernego efektu biznesowego. W zarządzaniu kryzysowym takie cechy menedżera, jak skuteczność, zorientowanie na czas, odporność, zdolności interpersonalne (niezbędne w odbudowie nadwyrężonych relacji z interesariuszami), krytyczne podejście do organizacji są niezbędne. Interim managerowie mogą efektywnie przeprowadzić firmę przez wszystkie fazy kryzysu. Po zakończeniu zadania (zamknięciu projektu) „bezboleśnie” i bez zbędnych kosztów (np. odprawa) mogą odejść w firmy. Z tego powodu interim managerowie (menedżerowie do zadań specjalnych) doskonale sprawdzają się w roli menedżerów kryzysowych.

Przedstawiony pięciofazowy, uniwersalny model pracy interim managera obrazuje także sekwencję postępowania menedżera w zarządzaniu kryzysowym. Diagnoza dotyczy w tym przypadku: identyfikacji kluczowych problemów i zagrożeń; oceny przyczyn, symptomów, typu kryzysu i jego etapu oraz dotychczasowych jego skutków. Rekomendacja (propozycja) to przedstawienie scenariuszy programu antykryzysowego, ocena i weryfikacja alternatyw i wskazanie najlepszego w danej sytuacji rozwiązania.

Najistotniejszą częścią każdego projektu interimowego jest jego wdrożenie. W przypadku zarządzania w warunkach kryzysu będzie to budowa programu antykryzysowego (naprawczego, restrukturyzacyjnego, sanacyjnego), którego integralnymi częściami powinny być budżet i harmonogram działań. Istotne jest też wskazanie osób odpowiedzianych za realizację poszczególnych działań. Nie bez znaczenia pozostaje zaangażowanie wszystkich pracowników w realizację programu naprawczego. Niezbędne jest uświadomienie wszystkim pracownikom, w jakiej sytuacji znalazła się firma i dlaczego oraz jakie niezbędne zmiany będą przeprowadzane, aby poprawić efektywność firmy. Realizacja programu naprawczego wymaga konsekwencji i ciągłego monitorowania efektów wprowadzanych zmian. Niejednokrotnie dokonujemy korekty budżetów czy redefiniujemy cele cząstkowe.

W zarządzaniu kryzysowym istotne znaczenie ma proces uczenia się organizacji. Interim manager, w przeciwieństwie do klasycznego doradcy, zapewnia transfer wiedzy do firmy (szkolenia, doradztwo, przygotowanie następcy), co ma zapewnić trwałość efektu biznesowego.

Jak już wspomniano, kryzys ma najczęściej charakter złożony, bywa wywołany przez kilka czynników. Nie zawsze jednak w samej organizacji znajdziemy specjalistów, którzy będą w stanie efektywnie zarządzać w tym tak trudnym dla każdej organizacji okresie. Pojawiają się stwierdzenia, iż „polski management jest pozostawiony sam sobie, pozbawiony profesjonalnej wiedzy i umiejętności w zakresie zarządzania najtrudniejszymi sytuacjami w rozwoju firm, sytuacjami w których pojawia się kryzys” (A. Zelek, Model zarządzania kryzysem w organizacjach). W Polsce, w przeciwieństwie do krajów Europy Zachodniej, usługa Interim Management nie jest tak rozpowszechniona i z pewnością warto ją upowszechniać. Przeważnie firmy nawiązują współpracę z interim managerem właśnie w sytuacji kryzysowej, kiedy zaistnieje potrzebna diagnozy jej przyczyn i często wprowadzenia w życie niepopularnych decyzji (np. redukcja wynagrodzeń, zwolnienia, renegocjacja układu zbiorowego). Zatem usługa IM może być z powodzeniem wykorzystywana w zarządzeniu w warunkach kryzysu, kiedy szybko oczekujemy wymiernego efektu biznesowego.

Należy podkreślić, nie ma zarówno dwóch takich samych firm, jak i dwóch takich samych kryzysów. Znane są techniki i metody zarządzania kryzysowego, sekwencja i sposób wprowadzania zmian. Jednakże kluczowe znaczenie w walce z kryzysem ma doświadczenie kadry kierowniczej, bowiem od ich wiedzy, doświadczenia i postawy zależy, czy firma podniesie generalną efektywność i sprawność funkcjonowania.

Podsumowanie

Usługa Interim Management może być skutecznym narzędziem wspierającym procesy zarządzania w warunkach kryzysu. Od menedżera kryzysowego wymaga się efektowności w krótkim okresie. Sytuacja kryzysowa wymaga często wprowadzenia w życie niepopularnych decyzji. Ekspertowi zewnętrznemu, ze względu na niezależność, łatwiej jest przeforsować tego typu zmiany. Kryzys najczęściej nadwyręża zaufanie do dotychczasowego kierownictwa, dlatego warto rozważyć zatrudnienie interim managera jako menadżera kryzysowego. Zaletą IM jest skuteczność wynikająca z faktu, iż zatrudniamy na czas określony w tym przypadku menadżera kryzysowego, ustalamy precyzyjne mierzalne cele biznesowe, płacimy za efekt i transfer wiedzy do organizacji.

ZNAJDŹ NAS: