Automatyzacja oswojona

Obrazy w pełni zautomatyzowanych linii produkcyjnych, skomputeryzowane magazyny wysokiego składowania, autonomiczne samochody to codzienność, a nie sceny z filmu science fiction.  Czy w tym wyobrażeniu o automatyzacji jest miejsce na usprawnianiu procesów księgowych? Zdecydowanie tak.

2018-04-13 09:50:48

Silnym argumentem na rzecz automatyzacji procesów finansowych są zmiany w otoczeniu przedsiębiorstw. Firmy doświadczają problemów z zatrudnieniem wykwalifikowanych pracowników, których coraz trudniej pozyskać przy tym samym koszcie pracy. Ważnym trendem zmieniającym rzeczywistość pracy działów księgowych jest technologiczny postęp kontroli przedsiębiorstw. W ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy w życie weszły przepisy związane z Jednolitym Plikiem Kontrolnym i Split Payment nakładające na przedsiębiorców dodatkowe obowiązki. Apetyt Ministerstwa Finansów rośnie i w przyszłości możemy spodziewać się kolejnych regulacji, np. nowych struktur JPK czy zwiększenia częstotliwości raportowania. Pojawiają się też informacje o planach wprowadzenia centralnego rejestru faktur jako dopełnienia struktur JPK. Działania Ministerstwa Finansów zwiększają obciążenie służb finansowych, a kompleksowe kontrole w oparciu o szczegółowe dane wymuszają większą dbałość o jakość raportowanych danych finansowych

Automatyzacja zaczyna się w głowie

Odpowiedzią na zmiany w otoczeniu przedsiębiorstwa może być właśnie automatyzacja procesów finansowych. Od czego właściwie zacząć? Automatyzacja rozpoczyna się w głowie. Przyjrzyjmy się temu, co i jak robimy. Czasami drobna zmiana w sposobie działania może sprawić, że będziemy pracować szybciej i wydajniej. Jeżeli księgujemy dużo różnorodnych dokumentów, to może warto je pogrupować i przetwarzać zgodnie z ich podobieństwem. Inny przykład to płatności: jeżeli płacenie za faktury jest z jakiegoś powodu czasochłonne, może warto wykonywać przelewy 2 razy w tygodniu zamiast codziennie. Kolejny etap stanowi lepsze wykorzystanie systemu informatycznego. Systemy klasy ERP zawierają wiele przydatnych funkcji automatyzujących pracę w księgowości. Często są to bardzo proste rozwiązania, jak wzorce dokumentów, księgowanie z referencją, automatyczne księgowanie rozliczeń okresowych. Programy wspierają kontrolę budżetu, planowanie czy raportowanie. Wiele z tych funkcji jest dostępnych od ręki lub po drobnej konfiguracji, jak np. struktura bilansu i rachunki zysków i strat. Drobne zmiany w systemie, jak walidacja wprowadzanych danych, np. czy data dokumentu jest w zakresie zdefiniowanym przez JPK, pozwalają wyeliminować błędy i zaoszczędzić czas na ich poszukiwanie i korektę.  Kolejnym etapem będzie zautomatyzowanie procesów. Trudno to zrozumieć, ale wiele firm wciąż wprowadza ręcznie płatności do banku i ręcznie księguje wyciągi bankowe. To są bardzo pracochłonne zadania, proste i niepotrzebnie angażujące wykwalifikowanych pracowników. Dużym ułatwieniem może być wykorzystanie gotowych programów, np. wczytujących automatycznie dane od firm zarządzających flotą samochodową lub bardziej wyrafinowanych systemów rozpoznawania tekstu czy elektronicznego obiegu dokumentów. Można również skorzystać z licznych ofert firm doradczych dotyczących automatyzacji obliczania zobowiązań podatkowych. Lista takich usprawnień jest długa i każda firma może wybrać najlepsze dla siebie w ramach dostępnego budżetu.

Najtrudniejszy pierwszy krok

Skoro automatyzacja pozwala sprawniej działać, dlaczego więc tak trudno ją zastosować w praktyce? Najczęściej to obawa przed zmianą. Doskonale widać to już na etapie wdrożenia systemów informatycznych, gdzie pojawia się często obawa przed nowym narzędziem oraz strach o utratę pracy jako konsekwencję automatyzacji części procesów dotąd obsługiwanych ręcznie. Taką zmianę powinni wspierać managerowie, uspokajając obawy, tłumacząc, że zautomatyzowanie procesów może odciążyć pracowników od nużących zadań na rzecz bardziej ambitnych, dających większą satysfakcję. Wyeliminowanie powtarzalnych zadań pozwala skupić się na analizie wprowadzonych danych i korygowaniu błędów zamiast wykonywaniu mechanicznych czynności. Automatyzacja bywa też często kojarzona z dużymi kosztami. Oczywiście wprowadzenie nowych narzędzi wiąże się z wydatkami, ale powinny być one traktowane jako inwestycja. Warto zestawić planowane wydatki z rocznym kosztem zatrudnienia jednego pracownika. W przypadku płacy na poziomie średniej krajowej roczne koszty przedsiębiorstwa wynoszą dzisiaj ponad 70 000 zł. Ta kwota nie uwzględnia zorganizowania miejsca pracy, zastępstwa podczas urlopu czy choroby. Zamiast zwiększać zatrudnienie może warto zautomatyzować procesy, aby nadążyć za rozwojem firmy i nowymi wymaganiami prawnymi.

Sprawdzona pomoc

Warto także wspomnieć o istotnej roli zaufanego partnera IT. Doświadczenie i profesjonalizm technologicznego doradcy, który zna naszą firmę i specyfikę działalności, pozwoli wybrać odpowiednie narzędzia oraz przekonać pracowników do zmian w procesach oraz wprowadzenia automatyzacji tak wrażliwych obszarów, jak płatności czy raportowanie podatkowe. Właściwy partner zasugeruje obszary mogące podlegać usprawnieniu oraz zaproponuje dodatkowe rozwiązania. itelligence wspiera swoich klientów, dostarczając im autorskich programów uzupełniających funkcjonalności systemów SAP ERP, m.in. it.jpk – do obsługi Jednolitego Pliku Kontrolnego, it.capture – do automatycznego skanowania dokumentów, it.NIP control – do weryfikacji aktywnych podatników VAT oraz wiele innych. Automatyzacja procesów finansowych w dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości to konieczność, aby działać efektywnie i rozwijać działalność. Potwierdzają to badania firmy PwC, w których 40% dyrektorów podatkowych zgadza się z tą opinią*. Wejście na ścieżkę automatyzacji i optymalizacji procesów może być łatwiejsze, niż się wydaje i nie musi wiązać się z dodatkowymi kosztami. Zmiany warto konsultować i wprowadzać we współpracy z profesjonalnym partnerem IT, który wesprze transformację cyfrową i dostosowuje rozwiązania do zmieniających się warunków i specyficznych potrzeb danego przedsiębiorstwa.

*Źródło: badanie „Menedżer podatkowy przyszłości” przeprowadzone przez PwC w lipcu 2017 r.

 

Autor: Tomasz Kusiak, SAP Expert Consultant itelligence sp. z o.o.

 

O firmie: itelligence jest wiodącym międzynarodowym dostawcą pełnego pakietu rozwiązań w środowisku SAP. Firma oferuje szereg autorskich rozwiązań, które uzupełniają funkcjonalności systemów SAP, m.in it.capture do automatycznego skanowania dokumentów, it.mds do zarządzania danymi podstawowymi czy it.x-press optymalizujący zarzadzanie procesem spedycji w SAP ERP ECC i SAP S/4HANA.

ZNAJDŹ NAS: